۱۲ تکنیک مدیریت زمان برای موفقیت بیشتر در کسب و کار
همه ما تلاش می‌کنیم تا زمان خود را بهتر مدیریت کنیم. بنابراین اگر شما در حال حاضر از نظر ذهنی، زمانی و کاری پراکنده هستید، باید بدانید که شما تنها نیستید و افراد زیادی درگیر این مشکل هستند. خبر خوب این است که تکنیک‌های مدیریت زمان را می‌توان یاد گرفت، تا زمانی که متوجه شوید که چه کارهایی را انجام می‌دهید که مشکلساز است و سپس تمرین می‌کنید تا ایده خوبی برای مدیریت زمان داشته و تا جایی پیش بروید که عادت شود.
برای درک چگونگی دستیابی به رویکردها، از شما می‌خواهیم تا از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید تا از ۲۴ ساعت بیشترین بهره را ببرید.
۱) پروژه ها را جداسازی کنید.
درگیر شدن بین انواع وظایف، باعث درگیری ذهنی است. در عوض، پروژه‌های مربوطه را باهم ترکیب کرده و همه آنها را در یک زمان برطرف کنید. به عنوان مثال، روز خود را با پرداختن به چالش‌های خدمات مشتری آغاز کنید. سپس بر روی کمپین‌های بازاریابی کار کنید. پس از بررسی فرصت‌های جدید محصولی که ارائه می‌کنید. این کار باعث می‌شود تا وظایف نهایی را آسان‌تر کند، زمانی که مجبور نیستید به طور ذهنی ده‌ها بار در روز به عقب و جلو بروید.
۲) زمان خود را بررسی کنید.
بررسی چگونگی صرف زمان مانند بودجه مالی است است. ممکن است بسیاری از ما حساب دخل و خرج خودمان را ریز به ریز داشته باشیم اما آیا با محل خرج زمانمان را هم می‌دانیم؟ این باعث می شود که ببینم آنچه که من انجام می‌دهم از لحاظ استفاده از زمان در چه حالتی است، و در جایی که من می‌توانم نحوه خرج کردن زمانم را سریع بهبود دهم.
۳) هنگامی که مشغول هستید، یک کد ایجاد کنید.
ما همه در وضعیتی بوده‌ایم که در حین صحبت‌های مدیرمان می خواهیم یک کار دیگر را ادامه دهیم، اما نمی‌توانیم گفتگو با مدیرمان را قطع کنیم. بنابراین ما یک کد ایجاد کردیم که به این معنی است: “خودت را متهم نکن، تو واقعا باید با این شرایط کنار بیایی.” این تاکتیک زمان من را مدیریت کرده است؛ در نتیجه آن می‌توانم در پروژه‌های بزرگ بدون وقفه کار کنم.
۴) خوردن آن قورباغه
عبارت “خوردن قورباغه” توسط بریان تریسی معرفی شد. این اساسا یک روش مدیریت زمان است که می‌گوید شما باید اولین وظیفه‌ای که در صبح انجام می‌دهید، سخت ترین و مهمترین کار در فهرست کارهایتان باشد. قبل از انجام هر کار دیگری از سخت‌ترین و بالاترین اولویت شروع کنید، این شرایط طول روز من را بیشتر سازنده خواهد کرد.
۵) برنامه‌ای برای حواس پرتی.
ذهن مردم به طور کلی می‌تواند به راحتی منحرف شود. اگر کسی می‌گوید برای انجام دادن یک کار دو دقیقه وقت می خواهد، تقریبا این زمان دو دقیقه نیست! خیلی از موارد که باعث حواس پرتی شما می‌شوند یا اتفاقات غیرمترقبه را پیش‌بینی، شناسایی و برطرف کنید.
۶) تمرکز بر یک چیز.
مدیریت زمان من زمانی تغییر کرد که من شروع به تمرکز بر “یک چیز” کردم. در ابتدای روز، من روی مهمترین کاری که در دست داشتم تمرکز کردم. من اجازه نمی‌دهم که مسائل دیگر به برنامه آسیب برساند تا زمانی که یک کار کامل شود. پس از آن، من به مهمترین وظیفه بعدی می‌پردازم و غیره. این نوع تمرکز تمایل به انجام چند وظیفه به شکل همزمان را از بین می‌برد.
۷) ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی خود را دو بار در روز پاسخ دهید
هر کس قادر به انجام این کار نیست، اما همه دیده‌ایم افرادی را که به شکل عجیبی بیش از حد ایمیل یا پیام‌های خود را در شبکه‌های اجتماعی بررسی می‌کنند. خیلی سخت است اما شما باید عادت کنید که در طول روز برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا پیام‌های خود دو بار در روز زمانتان را اختصاص دهید: یک بار در آغاز، دوم در انتهای کار. هیچ چیزی نباید بین شما و کاری که انجام می‌دهید فاصله بیندازد، مگر اینکه یک مورد اضطراری باشد.
۸) اعتماد بیشتر
به تجربه من یاد گرفتم که لیست کارها هرگز پایان نخواهد یافت. شما می‌توانید وظایف خود را اولویت بندی کنید، تمرکز خود را بر چیزهای مهم‌تر و یا تنظیم زمان برای چیزی خاص در نظر بگیرید. در پایان روز، می توانید فهرستی از اقدامات انجام شده داشته باشید. به غیر از اینکه راهی برای خودتان پیدا کنید، باید اعتماد بیشتری برای دیگران ایجاد کنید که بتوانند این وظایف را بهتر، سریعتر و ارزان‌تر از شما بخواهند.
۹) از برنامه‌های بهره وری استفاده کنید.
بسیاری از برنامه‌های بهره وری عالی در بازار اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارها وجود دارند. شرایط به طور کامل تغییر کرده است و ابزارهای زیادی وجود دارد که به شما آموزش می‌دهد چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کنیم. شما دیگر نیازی ندارید تقویم خود را برای هفته برنامه ریزی کنید، زیرا برنامه های بهره وری برای تنظیم یادآوری آسان است، به مسیر خود ادامه دهید تا کارها انجام شود. به علاوه، در بسیاری از این برنامه‌ها، شما می‌توانید به عقب برگردید و همه آنچه را که انجام داده‌اید را مشاهده کنید، که باعث افزایش انگیزه بیشتر می‌شود.
اگر مایل هستید نمونه این برنامه‌ها را بررسی کنید، پنج اپلیکیشن و برنامه به شما معرفی می‌کنیم:
۱۰) اختلال در کار را قطع کنید.
هرچه تعداد دفعاتی که روند کاری شما قطع شود، برای شما مضرتر خواهد بود. توجه به چیزهایی که باعث اختلال کار شما می‌شود را بررسی کنید. شاید شما نیاز دارید که گوشی خود را کنار بگذارید و تمرکز خود را در حین کار بر روی وظایف مهم کاری بگذارید. اختلال‌های کاری واقعا می تواند مانع پیشرفت شود. با شناخت آنچه تمرکز شما را از بین می‌برد، می‌توانید بهره وری خود را افزایش دهید.
۱۱) از تکنیکPomodoro استفاده کنید.
خود من از این تکنیک خیلی استفاده کرده و از نتیجه آن بسیار مورد تأثیر قرار گرفتم. ایده آن این است که ۲۵ دقیقه از زمان‌هایی را که مشغول کار هستید تنها در یک کار تمرکز می‌کنید. بعد از هر زمان ۲۵ دقیقه‌ای، به مدت ۳ تا ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. مطمئن باشید بهره‌وری‌ای که در چهار زمان پامادور خواهید داشت بیشتر از یک روز کامل خواهد بود. این تکنیک را باور کنید و به آن ایمان داشته باشید.
۱۲) برنامه ریزی برای تمرکز بر اولویت‌ها.
من همیشه روز خود را با برنامه‌ریزی برای روز بعد پایان داده و همیشه هفته را با برنامه ریزی برای هفته بعد پایان می‌دهم. این به من اجازه می‌دهد تا اولویت‌های اول کاری را به محض اینکه روزم را شروع می‌کنم بدون توجه به اهمیت و نگرانی در مورد هر چیزی مشخص کرده باشم و بر روی انجام آن، تمرکز کنم.
منبع: movafaghiat.com
