روش علمی حل مسئله در زندگی و کسب و کار
برای حل مسئله به روش علمی قبل از هر چیز باید هدف را به روشنی تعریف کنیم با تعیین هدف راه و مسیر حل مسئله ، مشخص می شود. بدون تعیین هدف به بیراهه خواهیم رفت. البته ممکن است هدف بصورت غلط تعیین شود ولی در قالب روش اصولی و نظام دار بزودی به اشتباه خود پی می بریم و بار دیگر هدف را به درستی تعیین می کنیم. بعد از تعیین هدف مسیر حل مسئله اینگونه طی می شود.
مرحله اول – حقایق را پیدا کنید
حقایق اطلاعات صحیح و قابل اعتمادی می باشند، اطلاعاتی که مبتنی بر واقعیات و مستندات باشند از اطلاعات پراکنده و مبهم باید دوری کرد زیرا ما را از حل مسئله باز می دارند.
سوابق مشکل
پیشینه و اطلاعات قبلی یک مشکل می باشد، اینکه در دفعات قبلی چه پیش آمده؟ با مشکل چگونه برخورد شده؟ چند بار این مشکل تکرار شده؟ و مواردی از این قبیل به حل مسئله کمک می کند.
مقررات و رسوم
هر محل و منطقه ای رسوم خاص خود را دارد، بعضی از رسوم می توانند مشکل ساز باشند. برخی رسوم در بعضی از سازمانها زمینه ساز مشکل می شوند، مانند درست کردن چای (چای گذاشتن در کارگاه که در مواردی آتش سوزی بدنبال داشته است؛) باید توجه داشت که قدرت واقعی رسوم از مقررات سازمان بیشتر است ولی اگر بخواهیم رسم غلطی را براندازیم باید با جایگزینی رسم بهتر یا مقررات قابل اجرا و بطور هماهنگ در همه قسمت ها این کار را انجام دهیم، شدت عمل در برابر رسوم بر قدرت آنها می افزاید.
برخی از مشکلات نیز برخاسته از مقررات غیر اصولی است مانند کم بودن فرصت برای غذا خوردن در زمانی که صف گرفتن غذا طولانی و زمان بر است در این موارد نیز به جای سخت گیری بهتر است به تدوین مقررات قابل اجرا بپردازیم.
با افراد آگاه گفتگو کنید
اشخاصی که اطلاعاتی در مورد مشکل و یا افرادی که درگیر مشکل هستند، دارند منبع خوبی برای کسب اطلاعات می باشند. البته افرادی برای گفتگو انتخاب شوند که علاوه بر داشتن اطلاعات مفید قابل اعتماد نیز باشند.
چگونه می توان به نظریات و احساسات افراد پی برد؟
یکی از نکات حساس و ظریف در مرحله اول پی بردن به نظریات و احساسات افرادی است که از آنها اطلاعات می گیریم، چون بدون درک احساس و انگیزه فرد مطالبی که او بیان می کند قابل استفاده نخواهد بود، در بسیاری موارد ممکن است انگیزه فرد خشم، نفرت و یا انتقام باشد طبیعی است در این گونه موارد اطلاعاتی که فرد ارائه می دهد غیر قابل اعتماد می باشد. برای انجام این کار مهم بهترین روش گفتگوی رودررو است. در ارتباط رودررو بسیاری از نکات را در چهره و رفتار فرد می توانیم ببینیم و درک کنیم. هدف از گفتگو درک انگیزه و احساس واقعی فرد و کسب اطلاعات می باشد بنابراین برای گفتگوی هدفدار لازم است با شرایط انجام آن که در ذیل آمده است آشنا شویم :
١- انتخاب موقع مناسب : در هر زمانی فرد آمادگی را ندارد پس باید بهترین موقع را برای گفتگو انتخاب کرد، آیا زمان مناسب برای همه مشکلات یکسان است؟ بطور طبیعی جواب منفی است، زیرا گفتگو در مورد هر مشکلی زمان خاص خود را می طلبد و دیگر اینکه خصوصیات فردی نیز عاملی تعیین کننده است برای مثال : با فردی بسیار خجالتی که به آرامی صحبت می کند در آخرین دقایق زمان کار نمی توان به راحتی گفتگو کرد و به نتیجه رسید.
۲– انتخاب مکان مناسب : باید بیابیم که بهترین مکان برای گفتگو کجاست برای انتخاب محل گفتگو دو عامل تعیین کننده اند، نوع مشکل و خصوصیات فردی شخصی که می خواهیم با او گفتگو کنیم در مواردی دفتر سرپرست بهترین مکان برای گفتگوست ولی در بعضی از موارد سالن غذاخوری در زمان غذاخوردن و یا محوطه کارخانه شاید بهترین جای ممکن برای گفتگو باشد بهرحال مکان گفتگو با در نظر داشتن نوع مشکلی که پیش آمده و خصوصیات فردی کسی که می خواهیم با او گفتگو کنیم، تعیین می گردد.
۳- موضوع گفتگو باید از پیش تعیین شود : برای پیشگیری از هر نوع ابهام و بداندیشی هنگامی که فردی را برای گفتگو دعوت میکنیم لازم است علت و موضوع صحبت را نیز برای او بیان کنیم تا آمادگی ذهنی برای گفتگو پیدا کند و دچار حدس و گمان و اضطراب نگردد.
۴- هدف گفتگو فراموش نگردد : در برخی از گفتگوها مطالب فرعی و حاشیه ای جایگزین موضوع و هدف گفتگو می شود برای پیشگیری از این گونه مشکلات در اولین فرصت مناسب باید به موضوع گفتگو پرداخته و از حاشیه روی پرهیزشود.
۵- ایجاد جو صداقت و صمیمیت : بدون صداقت و صمیمیت رسیدن به حقائق امکان پذیر نیست. استفاده از روشهای فریبکارانه برای کست اطلاعات در هیچ شرایطی جایز نیست، زیرا صداقت و صمیمیت امری دو سویه است اگر انتظار صداقت و صمیمیت داریم باید با رفتارمان نشان دهیم که صادق و صمیمی هستیم
۶- گوش دادن مؤثر : خوب گوش دادن هنری است که لازمه یک ارتباط مؤثرمی باشد، بدون گوش دادن مؤثر هیچگاه به انگیزه و احساس واقعی فرد پی نخواهیم برد. در گوش دادن مؤثر، توجه ظاهری نیز لازم است. اگر نگاه شنونده متوجه جای دیگری باشد هر قدر در گوش دادن تلاش کند، فرد گوینده او را باور نخواهد داشت. گوش دادن مؤثر همراه با تأییدهای کلامی و رفتاری نقش بسیار مهمی در گفتگو دارد.
۷– تشویق فرد به گفتگو: برای رسیدن به هدف لازم است فرد را تشویق کنیم تا درباره مطلبی که برایش مهم است، گفتگو را دنبال کند حتی اگر احساس کردیم مطلبی که بیان می کند با موضوع گفتگو ارتباط ندارد اجازه میدهیم صحبت خود. را دنبال کند زیرا ممکن است برخی از مطالب مهم در خلال گفتگو بیان گردد
۸- پیشگیری از ایجاد سدهای ارتباطی : در گفتگو ممکن است بعضی از رفتارها مائع و سد برقراری ارتباط مؤثر شوند، مواردی مانند دائم صحبت کردن، قطع کردن صحبت، توهین، تهدید، مشاجره، دادزدن، بحث های بی مورد و…
۹- مرور و نتیجه گیری مطالب گفتگو – در پایان با خواندن سرفصل ها که در حین گفتگو یادداشت کرده ایم مطالب را مرور کرده و از گفتگو نتیجه گیری می نمائیم. یادداشت برداشتن در گفتگو اگر با مهارت و ظرافت انجام گیرد بسیار مؤثر است ولی اگر تمام مطالب نوشته و بازگو شود ایجاد نگرانی و عدم اعتماد را بدنبال خواهد داشت.
اگر گفتگو با شرایطی که بیان گردید، انجام شود، درک احساسات و ظریات افراد بطور نسبی امکان پذیر خواهد بود.
آخرین نکته – در طول مرحله اول، بدست آوردن حقایق (اطلاعات صحیح) و تعیین هدف هیچگاه نباید فراموش شود؛ ضمنا صبر و شکیبایی نیز همواره لازم است.
مرحله دوم – اطلاعات را بسنجید و تصمیم بگیرید
این مرحله، مرحله تصمیم گیری است، تصمیم گیری سنجیده و با فرصت کافی که طی آن اطلاعات بدست آمده را با هم ارتباط می دهیم – اطلاعاتی که از افراد مختلف و در زمانهای متفاوت بدست می آید در صورتیکه جدا از هم و پراکنده باشد قابل استفاده نخواهد بود، در برخی از موارد اطلاعاتی که در ظاهر هیچ ارتباطی با هم ندارند بشکلی بهم مربوط هستند. برای مثال فردی که در محیط کار عصبی است و از بیماری زخم معده رنج می برد و نمی تواند خوب کار کند، ممکن است بیماری و کم کاری او در اثر عصبانیت باشد (تأثیر روان بر تن)، با شناخت چنین مواردی بهتر می توان تصمیم گرفت.
چه باید کرد؟
برای حل مسئله باید راه حل انتخاب کرد. طبیعی است انتخاب عملی که ممکن است مشکل را حل کند، فقط یک راه حل نیست که موجب برطرف شدن مشکل میگردد، بلکه باید از میان راه حلهای موجود بهترین راه حل را انتخاب کرد.
روشهای رایج و سیاستهای سازمان را در نظر بگیرید.
یک راه حل مناسب با در نظر گرفتن روشها و سیاستهای سازمان انتخاب می گردد زیرا بهترین راه حل اگر با روشها و سیاستهای رایج سازمان سازگار نباشد، می تواند بدترین راه حل ممکن باشد و مشکلات تازه ای برای سرپرست ایجاد نماید، برای نمونه، سازمانی که اختیاراتی کمی به سرپرستان می دهد انتظار ندارد که سرپرستان فراتر از اختیارات عمل کرده و برای حل مسئله زیر دستان به آنها امتیاز بیشتری داده شود.
تأثیر اقدام خود را بر روی فرد گروه و کار در نظر بگیرید.
اقدام مناسب، اقدامی است که تأثیر مناسبی بر روی فردی که دچار مشکل شده، گروه همکاران و بازده کار داشته باشد. اگر اقدامی موجب لطمه دیدن حیثیت فرد گردد و یا به روابط گروه لطمه زند و یا موجب پایین آمدن بازده کار گردد، اقدامی نامناسب بوده و باید تجدیدنظر کرده و راه حل دیگری انتخاب کنیم.
منبع: modiriran
